W każdym przedsiębiorstwie powinna znajdować się osoba odpowiedzialna za załatwianie spraw kadrowych, związanych z formalną obsługą wszystkich spraw pracowniczych. Często, jest to specjalnie utworzone w tym celu stanowisko. Ma ono zagwarantować, że potrzeby wszystkich pracowników zostaną zaspokojone, a ich prawa pracownicze będą przestrzegane. Jeśli jesteś pracownikiem działu kadr i poszukujesz pomocy w załatwianiu wszelkich spraw związanych ze swoim stanowiskiem, poniżej udzielamy kilku porad w tym zakresie. Dowiesz się jakie oprogramowanie komputerowe może ci pomóc w tej sytuacji oraz na jakie funkcje warto zwrócić uwagę przed wyborem konkretnego rodzaju oprogramowania.
System HR dla firm – usprawnienie działu kard i płac
Wiele przedsiębiorstw poszukuje możliwości uproszczenia i usprawnienia działania kadr oraz płac. Jest to niezwykle istotny dział w każdej firmie – gdyż ma do czynienia z każdym pracownikiem. Zajmuje się bowiem ustalaniem braków kadrowych, załatwianiem spraw urlopowych oraz innymi sprawami związanymi z bieżący i przyszłym zatrudnieniem.
Dlatego wielu pracodawców decyduje się na wybór specjalnego oprogramowania, które pomoże zautomatyzować część procesów decyzyjnych. Chodzi przede wszystkim o możliwość automatycznego obliczania i definiowania składników wypłat, posługiwania się algorytmami kalkulacyjnymi oraz innymi przydatnymi funkcjami.
Najważniejsze funkcje i narzędzia w systemach HR
Jedną z najważniejszych spraw w każdym oprogramowaniu dla kadr jest możliwość formalnego obsługiwania i zlecania wykonania podstawowych obowiązków. Dotyczy to między innymi wystawiania dokumentów, wykonywania wypłat, posługiwania się szablonami umów. Przeglądając dostępne funkcje, warto zwrócić uwagę, czy interesujący cię program dysponuje możliwością edytowania reguł płacowych (na wzór rozwiązań znanych z klasycznego MS Excel) oraz czy współpracuje z najczęściej wykorzystywanymi programami płacowymi – na przykład Płatnik.
Możliwość swobodnego posługiwania się i ewidencjonowania kart pracy to kolejne ułatwienie w systemie HR. Karty pracy powinny być rejestrowane co do konkretnej minuty, w której pracownik zjawia się na stanowisku. Ponadto, dobrej jakości system HR powinien również dysponować możliwością wizualizowania odczytów z modułów kart pracy. W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że rozwiązanie to pozwala na przyspieszenie procesu naliczania wypłat.
Możliwość ewidencjonowania przeprowadzanych szkoleń to kolejna ważna zaleta dostępnych systemów dla kadr i płac. Kluczowa jest przede wszystkim możliwość analizowania i planowania realizacji budżetów szkoleń. Ponadto, pomocna jest możliwość obsługiwania komunikacji internetowej wraz z uczestnikami i organizatorami szkoleń. Ważne jest także, aby dany system obsługiwał kartotekę kwalifikacyjną, w której będzie umieszczał uczestników po zakończeniu szkolenia. Niektóre system pozwalają również na „oddolne” wystawianie ocen – uczestnicy szkoleń mogą przesłać swoim trenerom oceny oraz komentarze.
Obsługa delegacji to ostatnia sprawa, o której wspomnimy. Sprawny system HR powinien obsługiwać delegacje w firmie, ułatwiać komunikację pomiędzy jej uczestnikami i organizatorami, wybierać środki transportu oraz łatwo i szybko rozliczać koszty konkretnych wyjazdów.
